Por muchas razones perdemos información importante, muchas veces por temas que no consideramos entre nuestros procesos de manejo de documentación electrónica. Te comparto algunos puntos que en mi parecer debemos considerar:
1. Construye un proceso de trabajo y apoya el mismo a través de una política de manejo de documentación electrónica. Se pueden prevenir generalmente la mayoría de las perdidas de información, estas en ocasiones inician por la falla en el proceso de manejo de datos o por la falta del mismo.
Una vez conversaba con un gerente muy exitoso de una compañía, él me decía: “Los documentos no son del usuario final. La información es de y para la empresa, por lo tanto el usuario final debe seguir los lineamientos que creamos o enfrentar las consecuencias de no seguir los mismos”.
Suena dictatorial hasta cierto punto, sin embargo; este señor logró crear una cultura de responsabilidad con relación al manejo de los documentos de su organización, logrando transmitir el valor de estos a sus colaboradores.
Básicamente la creación, presentación y correcto entendimiento del proceso por parte de los colaboradores, sumado a una clara política de manejo de documentos en la organización, establecen la base de la seguridad a nivel de documentación.
2. Utiliza un antivirus Cuando nos contactan para recuperar documentos, un factor común aparte de la falta de respaldos de información, es la falta de un antivirus en el equipo del usuario final, esto incluye los equipos Apple (sistema MacOS), sí señores y señoras, estos equipos no son “inmunes” a los virus que circulan por Internet. En cuanto a qué antivirus utilizar, hay muchos productos buenos en el mercado, uno de mis favoritos es Kaspersky ya que brinda protección en su plataforma EndPoint a nivel centralizado, permitiendo crear políticas de protección a nivel empresarial y además; nos brinda alternativas como Kaspersky Security for Microsoft Office 365 que nos permite conectar con Office 365 de Microsoft, de manera que la protección inicia con los documentos antes de llegar al usuario e inclusive en su sistema Cloud.
3. Utiliza una aplicación para sincronizarlos archivos de tus colaboradores en la nube
Las alternativas nos sobran, OneDrive, Google Drive, Dropbox, entre otras. Personalmente utilizo OneDrive para los documentos de mi negocio, tanto los que manejo en el día a día, como los compartidos con los colaboradores, lo importante en este punto es siempre guardar la información en la carpeta asignada para esta aplicación, de esta manera el sistema sincronizará los datos y estaremos seguros de contar con un respaldo en tiempo real.
4. Centraliza la información de tu empresa en un sitio seguro
Centralizar la documentación en un sitio seguro para compartir documentos, es clave para una correcta aplicación de los procesos de manejo de documentación, cumplimiento de políticas y auditorías.
Al centralizar la información y crear carpetas por departamentos, nos aseguramos que los colaboradores trabajarán de manera más fluida con sus compañeros de equipos y a la vez empezamos a crear una cultura en la organización de manejo de documentación.
Los mismos usuarios solicitarán guardar los datos en el sitio compartido para ellos poder trabajar o dar seguimiento a solicitudes, presentaciones, propuestas, estados financieros, entre otros documentos.
5. Asigna permisos de acceso a los documentos
Esto es un poco más técnico, pero será de fácil comprensión para tu proveedor de tecnología, lo único que debes brindarle es un directorio de documentos que quieres en tu negocio e indicar qué usuarios o departamentos pueden ingresar a los mismos.
Tan fácil como el siguiente ejemplo:
¿Quién tiene acceso? Equipo de finanzas o “Juanito X”
Defines el tipo de permiso. Lectura, Escritura, Ver o Control total
¿Qué estructura de directorio deseas?
– Finanzas
– Reportes
– Estados Financieros
Para este tipo de estructuras utilizo Microsoft SharePoint ya que se integra de manera muy sencilla con Windows e inclusive con MacOS.
Un pequeño tip: No utilices nombres extensos para los archivos, hay personas que desean describir todo el contenido del archivo en el título del mismo, sé breve al nombrar un documento. Créeme por un nombre largo he visto usuarios tener dificultades para recuperar dichos documentos de su sistema de respaldos.
6. Configura auditorias
Solicita a tu proveedor la configuración de reglas y auditorias para controlar el manejo de la documentación.
Ejemplo:
El equipo de finanzas puede enviar correos fuera de la organización, pero quiero que quede registrado cada vez que envían un reporte financiero a un correo ajeno a nuestra organización.
7. Utiliza contraseñas (casi obvio) y autenticación de doble factor
En relación a las contraseñas, no se imaginan cuantas personas configuran sus contraseñas con información de sus mascotas, familiares o fecha de nacimiento o tan fácil como deducir que es el la contraseña que utiliza para todo.
Les recomiendo la autenticación de doble factor, la mayoría de los sistemas te solicitan esta configuración y en muchas ocasiones “damos clic” en la opción de “recordarme luego” o “saltar”.
Es importante que tomemos un tiempo para configurar esta alternativa que nos ayudará a evitar muchas perdidas de información, robos, estafas u otros problemas, esto nos ayudará a saber cuándo alguien no autorizado intenta utilizar nuestras aplicaciones o acceder a nuestra información.
Espero que estos 7 consejos te sean de mucha utilidad, si deseas saber más al respecto puedes solicitar más información a este WhatsApp
