¿Recuerdas cuando años atrás copiabas la información en un disquete y la llevabas al puesto de trabajo de un compañero? En la actualidad parece una locura pensar en esto, es tan sencillo enviar un email y listo, pues aquí debemos poner un poco de atención, porque en ocasiones el enviar email al compañero, esperar respuesta, modificar el documento, enviarlo a otro compañero y unificar las versiones del documento, es tan arcaico como llevar el disquete de un lugar a otro.
Empecemos definiendo ¿Qué es colaboración en línea?
Es la utilización de software y aplicaciones en la nube para realizar una tarea común entre varias personas en un mismo documento o de manera simultánea. Estas aplicaciones nos brindan la posibilidad de trabajar en espacios compartidos de lnternet o la red local con las personas que necesitemos desempeñar nuestro trabajo, facilitando nuestra comunicación con los colaboradores del proyecto o tarea.
La colaboración en línea se puede realizar a través de muchas plataformas en la nube como:
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Microsoft Word, Excel, PowerPoint
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Microsoft Teams
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Microsoft SharePoint
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Google Hangouts
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Google Drive
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Monday
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Asana
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Basecamp
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Process Street
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Entre otros
¿Cómo empezar de manera sencilla? Con solo estos 7 pasos, podemos comenzar con una herramienta que casi todos conocemos, como Microsoft Word:
1. Nos aseguramos tener OneDrive en nuestro equipo
2. Iniciamos sesión en OneDrive, es fácil solo debemos abrirlo e ingresar nuestro usuario y contraseña.
3. Abrimos nuestro Microsoft Word
4. Guardamos el documento en la carpeta de OneDrive que deseamos
5. En la parte superior derecha de la pantalla, encontrarás una alternativa llamada “compartir”, en esta damos clic
6. Agregamos las direcciones de correo de las personas con las que deseamos colaborar
7. ¡Trabajamos el documento!
Acá puedes ver el video: Cómo compartir un documento
Las personas a las cuales compartiste el documento tendrán acceso al mismo y podrán editar todos en tiempo real. Olvidé mencionar que este tipo de documentos siempre están respaldados, por lo tanto, es una de las maneras más seguras que podrás encontrar para trabajar.
Hay muchas opciones para colaborar de manera segura, práctica y amigable, incrementando considerablemente nuestra productividad, recomiendo emplear alternativas de manera que puedas evitar retrabajos, pérdidas de información, pérdidas de tiempo unificando versiones, siendo lo anterior tan poco práctico como regresarnos a la era del disquete.
